Mes 5 outils indispensables de thérapeute en bien-être

Si un marin a sa longue vue pour voir au loin et ses cartes pour ne pas aller droit vers des icebergs, un entrepreneur a besoin de savoir où il va et de pouvoir s’orienter correctement pour éviter de couler. Et comme mon 1er métier, c’était d’être contrôleur de gestion, je vais donc parler ici d’outils financiers avant de vous parler de ceux de communication. Car si vous ne savez pas où vous allez, vous aurez du mal à savoir comment y aller.

Mes outils financiers pour bien naviguer

Pour bien naviguer et éviter les icebergs, à mes débuts dans ce métier d’accompagnement, j’ai utilisé 2 outils : un de prévisionnel et un de suivi en temps réel de mon activité.

Anticiper son chiffre d’affaire, la longue vue du pro en bien être

Le 1er outil que j’ai utilisé m’a permis de gérer mon prévisionnel de chiffre d’affaire.

L’objectif : savoir combien je pouvais espérer gagner d’argent. Ici, c’est ce qui m’a permis d’estimer combien de séances et de jours de travail j’avais besoin de faire pour avoir un chiffre d’affaire annuel souhaité. Et comme j’ai été contrôleur de gestion, j’avais mon meilleur ami avec moi : Excel.

J’ai donc créé un fichier sur Excel pour estimer mon prévisionnel de chiffre d’affaire et il ne me restait plus qu’à le remplir.

Pour ça, j’avais besoin de données essentielles :

• le prix d’une séance d’hypnose que je souhaitais facturer. Cette partie a été plutôt simple à déterminer. J’ai fait un tour des prix des autres thérapeutes en hypnose (c’est pratique internet pour ça) et j’ai choisi un prix qui me convenait. Sachant que vous pourrez toujours ajuster vos tarifs si besoin. Ne cassez pas les prix 🔨 par peur de ne pas avoir de clients, c’est contre productif. Travaillez plutôt sur votre peur, ça vous sera plus utile.
• le nombre de jours par semaine où je souhaitais être en consultation. Je n’avais pas envie de travailler 5 jours sur 7 et encore moins les we car ça ne collait pas avec mes choix personnels. Et surtout, je cherchais un local et à Nantes, la facturation se fait au jour. Donc il fallait optimiser le coût du loyer. Au début, j’avais en tête de travailler 2 jours par semaine et le hasard fait que je suis passée à 3, ce qui est encore le cas en 2025.
• le nombre de séance par jour de travail que j’estimais pouvoir faire. C’est peut être cette partie là qui m’a demandé le plus de temps. Combien de temps dure une séance d’hypnose en moyenne? Est-ce que j’ai le temps d’accompagner comme je le souhaite avec ce temps là? Est-ce que je veux une pause entre 2 consultations? Est-ce que je veux commencer mes consultations à 8h du matin? Finir à 20h? Bref, plusieurs questions ont amenées mon cheminement. Et l’expérience m’a permis d’ajuster mes choix.

Une fois toutes ces données précieuses établies, je les ai mises dans mon fichier magique et bingo : le résultat!

Est-ce qu’avec toute cette tambouille, côté finance, j’allais droit vers le pôle nord ou droit vers la côté d’Azur? Mais surtout, est-ce que cela était réalisable? Et bien la réponse est : oui. Aujourd’hui, j’ai le recul nécessaire pour vous le dire ☺️.

💸 Combien me coûte ce prévisionnel ?

• Zéro euro. J’ai la suite Microsoft Excel sur mon ordinateur.

📍Mes conseils pour voir au loin :

• Ce type de fichier est pratique pour faire un prévisionnel côté chiffre d’affaire. Mais il est important de le faire côté charges aussi. Dans les 2 cas, vous pouvez utiliser ce genre de fichier pour faire 2 types de scénarios : le scénario idéal et le scénario catastrophique. Le scénario catastrophique, c’est par exemple un nouvel épisode de COVID. Qu’aurez vous en charges quoi qu’il arrive? Pour ma part, j’ai démarré mon activité avec un loyer de 3 jours par semaine et un abonnement mensuel Doctolib. La COVID est arrivée le mois suivant. J’avais donc à charges ce loyer et Doctolib, sans rentrée d’argent et ce avec zéro perspective à l’époque 🫠. Ce qui m’a aidé à rester à flot, c’est que j’avais prévu. Pas la COVID, mais une réserve « au cas où ». Si c’est possible, il vaut mieux anticiper pour éviter toute banqueroute.
• Tous les ans, je met à jour ce fichier pour vérifier que ça colle bien à mes besoins actuels. Si ce n’est pas le cas, j’ajuste mon organisation pour être sûre d’aller dans la direction souhaitée.

Naviguez avec un outil adapté

Une fois que votre prévisionnel est fait, vous allez avoir devoir suivre votre avancement et le mieux c’est de le faire sans brouillard. Pour ça quelque soit votre choix d’entreprise (micro-entreprise ou société), vous allez voir besoin de suivre votre chiffre d’affaire et vos dépenses en temps réel. Légalement pour les micro-entreprises, seules les recettes doivent faire l’objet d’un registre, mais pour naviguer au mieux, c’est utile d’avoir un œil sur vos dépenses.

Comme les factures sont obligatoires, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation pour suivre votre chiffre d’affaire au fur et à mesure.

Pour ma part, j’utilise 2 logiciels : Tiime (oui avec 2 i, rien à voir avec Maria Carey et son it’s tiiiime!) pour faire mes factures et Excel pour suivre mes dépenses et mon chiffre d’affaire.

💸 Combien me coûte ces logiciels ?

• Pour établir des factures, cela me revient à zéro euro pour Tiime. Depuis 2025, j’utilise la version gratuite disponible pour les micro-entreprise. Et pour suivre mes recettes et mes dépenses, j’utilise Excel, donc ça me coûte zéro euro également.

📍Mes conseils pour bien mener votre barque :

• Vous avez besoin de savoir où vous en êtes en temps réel. Que ça soit côté recettes ou dépenses. Car parfois, les dépenses peuvent être ajustées. J’utilisais Doctolib au début de mon activité (c’était avant que Doctolib vire tous les hypnothérapeutes de leur plateforme). Pour optimiser mes coûts, j’ai changé de logiciel de réservation. Sans augmenter mon chiffre d’affaire, cela m’a permis d’augmenter mes revenus sur cette (méga) économie faite. Si je n’avais pas une vue d’ensemble sur mes charges, je n’aurais pas su ce que je pouvais optimiser.
• Côté facturation, de nombreux logiciels permettent de facturer gratuitement. Si vous êtes en société, choisissez un logiciel adapté à votre activité et qui permette également de communiquer avec votre comptable. La plupart sont adaptés à cela, n’hésitez pas à comparer avant de choisir.

Être visible pour ne pas couler, mes moyens de communication

Une fois que vous avez toutes vos cartes de navigation (prévisionnel de chiffre d’affaire /dépenses), vous allez avoir besoin d’outils pour aller en direction de votre objectif! Et si jadis, la communication se faisait via un bottin téléphonique ou le minitel (qui les a connu?), aujourd’hui, vos moyens de communications doivent surfer sur la modernité.

Voici les 3 leviers qui me permettent d’avoir un agenda de rendez-vous remplit aujourd’hui.

L’outil de réservation pour une autonomie pour tous

Derrière ce type de logiciel, se pose une question : avez-vous du temps à mettre pour gérer vos rdvs clients ou souhaitez optimiser votre temps?

Pour moi, la question ne s’est pas posée. Je n’avais pas envie de mettre du temps pour ça. Mon temps est plus précieux durant mes consultations. Et même si j’ai passé du temps au début avec Doctolib (et beaucoup d’argent), je suis vite passée à Calendly.

J’y ai gagné à tous les niveaux :

• zéro dépendance de ma visibilité liée à une plateforme de rdv (comme Doctolib, Résalib, Crénolib, Médoucine, etc.).
• économie d’argent. Le coût mensuel de Doctolib est aujourd’hui mon coût ANNUEL pour Calendly. Les calculs sont vites faits.
• mes clients peuvent choisir leur date de rdv sans que j’intervienne (et pour ceux qui n’aiment pas le téléphone, c’est gagnant)

Clairement, Calendly est mon logiciel fétiche pour la prise de rendez-vous car je gère 2 types de rdv :

• des rdvs en présentiels
• des rdvs en visio avec paiement au moment de la réservation

Leur version payante me permet de gérer cette logistique très simplement.

Sans avoir besoin de réfléchir à quoi que ce soit. Grâce à Calendly, j’ai donc différentes avantages :

• synchronisation avec mon agenda Google. C’est tout simple mais j’adore! Si je bloque mon agenda Google, cela bloque automatiquement mon agenda en ligne Calendly. Très pratique, je n’ai pas besoin de mettre à jour mon agenda de plateforme de RDV.
• envoi de rappel de rdv par email et par sms selon le choix de mes clients – idéal pour limiter les oublis et les lapins côté clients
• mise à jour automatiquement de mon agenda Google : j’ai toujours une vue réelle sur mon planning.

💸 Combien me coûte ce lociel?

• La facture est en dollars donc cela varie selon le prix de l’euro – cela me coûtait autour de 130€ par an jusqu’en 2024 et comme Calendly a ajusté ses formules, en 2025, j’ai payé 116€ en gardant tous les services que j’utilisais déjà. Gagnante à tous les niveaux!

📍Mes conseils sur votre logiciel de réservation de RDV :

• Les plateformes de RDV du type Médoucine ou Résolib peuvent être très pratiques pour démarrer et gagner en visibilité mais ne vous permettent pas d’être autonome sur le long terme. Vous restez dépendants de ce type de plateforme pour votre visibilité et parfois même vos avis. C’est pour ça que je recommande plutôt les outils de réservation de RDV que les plateformes de réservation.
• Calendly a une version gratuite qui permet déjà de nombreuses fonctionnalités. Elle est largement suffisante si vous ne faites que du présentiel ou que de la visio par exemple. Comme l’application est en anglais, pensez à utiliser Google translate pour vous aider. Vous allez voir, une fois qu’on a goûté à Calendly, on ne peut plus s’en passer!

Un canal de communication pour attirer vos clients

Si vous n’avez pas de canal de communication, vous allez droit vers l’iceberg. Ça jette un froid mais communiquer correctement est obligatoire si vous voulez perdurer. Un canal de communication, c’est quoi? C’est un support de communication qui vous appartient et sur lequel vous allez vous appuyez pour être visible. En gros, c’est le support qui répond à la question : comment vos futurs clients vont pouvoir trouver le praitcien.ne en bien être que vous êtes?

Si jadis, il y avait les pages jaunes, aujourd’hui, le canal de communication principal, c’est un site internet. De mon côté, j’utilise depuis le début pour mon site internet WordPress et 1&1 – Ionos.

💸 Combien me coûte mon site internet ?

• le prix de mon hébergement de site et mon nom de domaine. Pour ma part, avec 1&1 Ionos autour de 150€ par an. WordPress est gratuit.

📍Mes conseils pour avoir un site internet qui bosse à votre place :

• « Mieux vaut fait que pas fait ». Votre site internet va évoluer en fonction de vous. Le plus important au début, c’est d’avoir un site fonctionnel avec les informations clés pour vos futurs clients : Quel professionnel du bien être êtes vous? Quelle type de thérapie effectuez vous? Sur quoi accompagnez vous? Quelle est la démarche pour prendre rdv et quels sont vos tarifs? Arriver à trouver ces informations doit être simple dans le parcours client/patient. Si ça doit être une chasse au trésor pour trouver comment prendre rdv, vous allez perdre des opportunités.
• Vous avez besoin d’avoir la main sur votre site. C’est-à-dire que si vous devez de faire un changement sur votre site, vous devez être à minima autonome pour le faire. Traduction : sans passer pas un prestataire qui risque de vous facturer la peau des fesses pour juste changer votre numéro de téléphone par exemple ou parce que vous voulez indiquez vos congés. Plus vous savez ce que ça peut vous coûter ou non, plus ça vous aidera côté budget aussi.
• Ayez un site qui vous appartient. Même si vous avec une page avec votre profil sur une plateforme de réservation. Les plateformes travaillent leur propre référencement, en s’appuyant sur vous. Sans elle, si vous n’avez pas de site, votre visibilité risque de disparaitre dans les abîmes d’internet et votre business aussi.

Votre fiche Google Business, le phare pour vos futurs clients

Pour le dernier outil obligatoire à avoir en tant que praticien en bien être, je ne pouvais pas passer à côté de « Votre fiche Google Business ».

Votre fiche Google Business est le phare qui guidera vos futurs clients jusqu’à bon port : vous. Avoir une fiche d’établissement Google business a de nombreux avantages :

• être visible sur Google maps – j’ai de nombreux clients qui sont voisins de mon cabinet
• pouvoir avoir des avis de vos clients visibles par tous (sans être dépendant d’une plateforme payante)
• c’est gratuit, pourquoi s’en priver?

💸 Combien me coûte ce phare qui attire le chaland ?

• Zéro euro. Encore une fois, pourquoi s’en priver? En plus, j’ai un récapitulatif automatique par Google du trafic généré par ma fiche d’établissement. Très pratique pour suivre son évolution.

📍Mes conseils sur votre fiche Google Business :

• Mettez à jour votre fiche régulièrement en fonction de votre activité : changement d’horaire, nouvelles restations, etc. Des mises à jour permettent d’aider à rester visible sur Internet alors utilisez cette fonction à fond! Vous changez de coiffure, mettez à jour vos photos et votre site internet, histoire que tout le monde profite de ce vent de fraicheur!
• Utilisez vos avis au maximum. Si vous avez des avis sur votre fiche Google, utilisez les pour votre site internet. Prenez aussi le temps d’y répondre, qu’ils soient positifs ou non. Car les gens regardent de plus en plus les avis pour les métiers de bien être, c’est normal et ça doit les rassurer. Votre fiche et vos avis sont une très bonne carte de visite de votre pratique.

Pour résumer, 5 outils indispensables à avoir en tant que thérapeute

Finalement, si je résume, vous avez besoin d’avoir 5 outils pour bien naviguer :

• 2 côtés finances : un de prévisionnel et un de suivi en tant réel de votre activité
• 3 côtés communications : un logiciel de réservation de rdv, un site internet et une fiche Google Business.

Même si aujourd’hui je ne pourrais pas me passer de ces 5 essentiels à mon business, il y a d’autres points qui ont aussi fortement contribué à avoir une activité pérenne.

Bonus pour être un thérapeute serein

Être un thérapeute serein dans son activité professionnelle, c’est aussi être à l’aise côté émotions. Et pour moi cela se traduit sur 2 aspects.

Ne pas avoir de peur ni de stress côté business

Je le répète souvent : les peurs et le stress ne sont pas obligatoires. C’est beaucoup plus facile de prendre des décisions adéquates sans peur ni stress. D’ailleurs, c’est beaucoup plus simple de faire des choix quand c’est le cas. Ne négligez pas ces points, ils sont la cause de beaucoup d’échec. Dans l’article suivant, je parle des erreurs côté émotions à éviter pour votre business.

Prenez soin de vos émotions

Plus vous serez à l’aise dans vos ressentis et dans votre tête, plus vous serez à l’aise dans vos baskets pour accompagner vos patients/clients.

Zéro secret sur ce sujet, le bien-être commence par soi.

➡️ De votre côté, quel est votre outil préféré pour votre activité?

NB : les outils cités ne font l’objet d’aucun partenariat ou lien d’affiliation. Si tel était le cas, mention en serait faite.